کاورلتر (Cover Letter)

کاورلتر یکی از مهم‌ترین مدارکی است که به همراه رزومه تحصیلی برای استاد و دانشگاه مقصد ارسال می‌شود. ار اهمیت کارولتر همین‌قدر کافی است که بگوییم یک کاورلتر می‌تواند کمک کند که فرد به مصاحبه دعوت بشود و یا از بین سایر داوطلبین حذف بشوید. پس سعی کنید برای نگارش یک کاورلتر وقت کافی بگذارید.

پروسه پذیرش در دانشگاه‌های مختلف، متفاوت است. اما با تمام این اوصاف، ارائه یک Cover Letter مناسب و اصولی می‌تواند تأثیر زیادی در موفقیت پذیرش تحصیلی داشته باشد.

هدف عمده از نوشتن کاورلتر، ارائه اطلاعات مختصر از خود و توضیح محتویات سند ارسالی، اهداف و انگیزه خودتان است.

کاورلتر انواع مختلفی دارد که در قسمت بعد به معرفی آنها می‌پردازیم.

کاورلتر برای پذیرش تحصیلی

Cover Letter، فرصتی است تا هرگونه شرایط خاص و غیرعادی در رزومه، کارنامه تحصیلی و مقاطع تحصیلی‌تان را شرح داده و شفاف سازی کنید. شرایط خاص ممکن است موارد زیر باشند:

فاصله یا گپ تحصیلی

وجود ضعف در کارنامه تحصیلی ( پایین بودن نمرات، مردودی در دروس یا افت تحصیلی در مقاطع زمانی مختلف)

این نوع نامه، انگیزه متقاضی را برای تحصیل نشان می‌دهد. به بیان ساده باید بگویم که کاورلتر برای پذیرش تحصیلی فرصتی است برای معرفی خود، فعالیت‌های خود و تقاضایتان برای تحصیل.

با خواندن این نامه، مخاطب دیدکلی نسبت به رزومه تحصیلی شما و چرایی انتخاب شما پیدا خواهد کرد. کاورلتر باید به مخاطب انگیزه بدهد تا یک مصاحبه حضوری با شما داشته باشد.

کاورلتر برای انتشار فعالیت پژوهشی

برای معرفی فعالیت خود به سردبیر یک نشریه یا مدیر یک همایش باید حتماً کاورلتر داشته باشید. این نامه در حقیقت زمینه پژوهشی شما و اهمیت آن را برای مخاطب آشکار می‌کند.

به‌عنوان‌مثال سردبیر مجله می‌تواند با خواندن Cover Letter متقاضی، اطلاعات کافی از کل کار به‌دست بیاورد و قضاوت درستی انجام بدهد.

نکاتی که باید در نگارش کاورلتر فعالیت‌هایی پژوهشی در نظر بگیرید

• ذکر صحیح نام مجله
• توجه به اهداف و چشم‌اندازهای مجله و مطابقت تحقیق انجام شده با ژورنال
• نوشتن نام ویراستار (اگر ویراستار مشخصی وجود نداشت، کاور لتر به Editor-in-Chief نوشته شود.)
• نوشتن عنوان صحیح مقاله و اینکه مقاله به چه صورت منتشر شود.
• دادن اطلاعات پیش زمینه در رابطه با کار خود
• بیان ضرورت انجام تحقیق مربوطه
• توضیح روش‌های استفاده شده در تحقیق مربوطه
• نوشتن کلیه اطلاعات مربوط به کمک‌هزینه تحقیق
• ارائه اطلاعات تماس از نویسنده‌ی مسئول مکاتبات

کاورلتر شغلی

یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های نیروهای کار خارجی، اشتغال به کار و پیدا کردن کار مناسب است. کاریابی نیز درست مثل فرآیند اپلای دانشجویان، نیاز به ارائه مدارک اولیه دارد. یکی از این مدارک Cover Letter است. بی‌شک کاورلتر، یکی از مهم‌ترین مدارک لازم برای درخواست شغل است. 

چند نکته مهم که باید در نگارش کارولتر شغلی در نظر گرفت:

• نباید کاورلتر را از جای دیگری کپی کنید.
• کاورلتر را باید متناسب با توصیف شغل مدنظر بنویسید.
• مهارت‌های خود را کامل ذکر کنید.

برای نوشتن Cover Letter باید به دو سؤال مهم پاسخ بدهید. برای این منظور باید توضیحات مربوط به موقعیتی که قصد اپلای دارید را با دقت مطالعه کنید و همه چیز را راجع به آن موقعیت بدانید.

دوم اینکه باید بدانید برای آن موقعیت به چه مهارت‌هایی نیاز دارید. در این صورت می‌توانید به این دو سؤال مهم کاورلتر پاسخ بدهید.

۱ انگیزه شما برای اپلای در این موقعیت چیست؟

۲ چرا فکر می‌کنید که می‌توانید کاندیدای مناسبی برای این پوزیشن باشید.

با توجه به اهمیت یک کاورلتر در امر پذیرش، توصیه می‌کنیم در نگارش آن دقت کنید و نکاتی را که در این قسمت معرفی می‌کنیم، رعایت کنید.

• جزئیات تماس (نام، نام خانوادگی، شماره تلفن و ایمیل) خود، کارفرما یا دپارتمان و دانشگاه مقصد را ذکر کنید.
• می‌توانید با اجازه دانشگاه یا موسسه‌ای که در حال حاضر در آنجا مشغول به تحصیل هستید، از سربرگ دانشگاه برای کاورلتر خود استفاده کنید.
• در کاورلتر بنویسید که برای کدام موقعیت کاری یا تحصیلی قصد اپلای دارید.
•  ذکر کنید که از کجا و از چه طریقی (یک شخص، وب‌سایت یا…) درباره پوزیشن تحصیلی یا کاری اطلاعات کسب کرده‌اید. به‌عنوان‌مثال اگر فردی این موقعیت را به شما معرفی کرده باید حتماً بنویسید. چراکه اگر آن شخص سرشناس باشد، می‌تواند برای شما امتیاز باشد.
• برای هر موقعیت (کاری یا تحصیلی) باید یک کاورلتر مخصوص بنویسید. خیلی‌ها به اشتباه یک Cover Letter را برای بسیاری از موقعیت‌های تحصیلی و کاری ارسال می‌کنند.
• تمام مطالبی که در کاورلتر ذکر شده باید با مهارت‌هایی که در توصیف شغلی آمده، مطابقت داشته باشد.
• اگر از تمامی توانمندی‌ها و شایستگی‌هایی که در Cover Letter ذکر کرده‌اید مدرک دارید، برای اثبات ادعا حتماً بیان کنید.
• از ذکر جزئیات خودداری کنید و بیشتر به کلیات مهم اشاره کنید. جزئیات را می‌توانید در رزومه تحصیلی یا پروپوزال شرح بدهید.
• به هیچ وجه رزومه خودتان را در Cover Letter تکرار نکنید. درعوض، سعی کنید یک رابطه عالی بین تجربه‌هایی را که در رزومه آورده اید با تجربه‌هایی که آن پوزیشن نیاز دارد، برقرار بکنید.
• متن نباید خیلی طولانی باشد. یک کاورلتر استاندارد معمولا یک صفحه است.
• ادبیات Cover Letter بسیار مهم است و باید حتما رسمی باشد.
• متن باید به گونه‌ای باشد که، استاد یا کارفرما را به خواندن رزومه تشویق و ترغیب کند.
• افرادی که در کمیته ارزیابی مدارک هستند، در زمینه کاری شما تخصص ندارند. سعی کنید مطالب را واضح شرح دهید. قبل از ارسال، حتماً کاورلتر خود را برای فردی که در این زمینه تخصص دارد بخوانید و نظر وی را بپرسید.
• محتوا باید فاقد غلط گرامری و املایی باشد چون می‌تواند ضعف شما در زبان انگلیسی را نشان بدهد.
• از فونت‌های خوانا و با سایز ۱۰ تا ۱۲ انگلیسی استفاده کنید. حاشیه‌های صفحه (بالا، پایین، چپ و راست) هم باید بین ۱تا ۱٫۵ اینچ (۲-۳ سانتی‌متر) باشد.
• در انتها با بکار بردن عبارات رسمی و محترمانه از خواننده به خاطر وقتی که برای خواندن کاورلتر صرف کرده، تشکر کنید.